मैनुअल और कम्प्यूटरीकृत प्रणाली दोनों समान सिद्धांतों, सम्मेलनों और लेखांकन की अवधारणा पर आधारित है। हालांकि, वे केवल अपने तंत्र में भिन्न होते हैं, इस अर्थ में कि लेन-देन रिकॉर्ड करने के लिए मैनुअल लेखांकन कलम और कागज का उपयोग करता है, जबकि कम्प्यूटरीकृत लेखांकन इलेक्ट्रॉनिक रूप से लेनदेन दर्ज करने के लिए कंप्यूटर और इंटरनेट का उपयोग करता है।
इस लेख में, आप मैनुअल और कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के बीच पर्याप्त अंतर पा सकते हैं।
तुलना चार्ट
| तुलना के लिए आधार | मैनुअल लेखा | कम्प्यूटरीकृत लेखा |
|---|---|---|
| अर्थ | मैनुअल अकाउंटिंग लेखांकन की एक प्रणाली है जो वित्तीय रिकॉर्ड रखने के लिए भौतिक रजिस्टर और खाता पुस्तकों का उपयोग करती है। | कम्प्यूटरीकृत लेखांकन एक लेखा प्रणाली है जो इलेक्ट्रॉनिक रूप से वित्तीय लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करती है। |
| रिकॉर्डिंग | मूल प्रविष्टि की पुस्तक के माध्यम से रिकॉर्डिंग संभव है। | डेटा सामग्री को अनुकूलित डेटाबेस में दर्ज किया गया है। |
| हिसाब | सभी गणना मैन्युअल रूप से की जाती है। | केवल डेटा इनपुट की आवश्यकता है, गणना कंप्यूटर सिस्टम द्वारा की जाती है। |
| गति | धीरे | तुलनात्मक रूप से तेज। |
| प्रविष्टियां समायोजित करना | यह त्रुटियों के सुधार के लिए बनाया गया है। | यह त्रुटियों के सुधार के लिए नहीं किया जा सकता है। |
| बैकअप | संभव नहीं | लेनदेन के प्रवेश को बचाया और वापस किया जा सकता है |
| संतुलन परीक्षण | जब आवश्यक हो तैयार। | तत्काल परीक्षण संतुलन दैनिक आधार पर प्रदान किया जाता है। |
| वित्तीय विवरण | यह अवधि, या तिमाही के अंत में तैयार किया जाता है। | यह बटन के क्लिक पर प्रदान किया जाता है। |
मैनुअल लेखा की परिभाषा
मैनुअल अकाउंटिंग, जैसा कि नाम से संकेत मिलता है, एक पेपर-आधारित अकाउंटिंग सिस्टम है, जिसमें जर्नल और लेज़र रजिस्टर, वाउचर, खाता पुस्तकों का उपयोग किसी संगठन के वित्तीय लेनदेन को स्टोर, वर्गीकृत और विश्लेषण करने के लिए किया जाता है। इसका उपयोग अक्सर छोटे व्यापारियों द्वारा किया जाता है, जैसे कि एकमात्र मालिक, दुकानदार, इत्यादि, कम लागत के कारण, व्यापारिक लेनदेन के रिकॉर्ड को बनाए रखने के लिए।
मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम के फायदों में से एक इसकी आसान पहुंच है। यह गोपनीयता की विशेषता भी है, जो संवेदनशील जानकारी को हैकिंग मुक्त बनाता है। फिर भी, मैन्युअल खातों को केवल तभी सही तरीके से तैयार किया जा सकता है जब लेखाकार को बहीखाता पद्धति और लेखांकन का अच्छा ज्ञान हो।
इसके अलावा, मानवीय त्रुटि, जैसे लेन-देन की गलत रिकॉर्डिंग, लेन-देन की चूक, आंकड़ा पारगमन और इसके बाद भी, मैनुअल खातों की तैयारी को नजरअंदाज नहीं किया जा सकता है, जबकि होने की संभावना है।
कम्प्यूटरीकृत लेखांकन की परिभाषा
कम्प्यूटरीकृत लेखांकन को लेखा प्रणाली के रूप में वर्णित किया जा सकता है जो विश्लेषण के लिए कंप्यूटर प्रणाली और पूर्व-पैकेज्ड, अनुकूलित या अनुरूप लेखा सॉफ्टवेयर का उपयोग करता है, वित्तीय लेनदेन का रिकॉर्ड रखने और वित्तीय विवरणों को उत्पन्न करने के लिए।
कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली एक डेटाबेस की अवधारणा पर निर्भर करती है। लेखांकन डेटाबेस को सक्रिय इंटरफ़ेस के साथ व्यवस्थित रूप से बनाए रखा जाता है, जिसमें लेखांकन अनुप्रयोग प्रोग्राम और रिपोर्टिंग सिस्टम का उपयोग किया जाता है। दो प्राथमिक अनिवार्य हैं:
- लेखांकन ढांचा : रूपरेखा में अभिलेखों को बनाए रखने के लिए सिद्धांतों और समूहीकरण संरचना शामिल है।
- ऑपरेटिंग प्रक्रिया : डेटा को स्टोर और प्रोसेस करने के लिए सिस्टम के संचालन के लिए एक उचित प्रक्रिया है।
इसके अलावा, इसमें डेटाबेस-उन्मुख एप्लिकेशन में डेटा संग्रहीत करने के लिए फ्रंट-एंड इंटरफ़ेस, बैक-एंड डेटाबेस, डेटाबेस प्रोसेसिंग और रिपोर्टिंग सिस्टम की आवश्यकता होती है।
कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के गुण इसकी गति, सटीकता, विश्वसनीयता, सुगम्यता, अद्यतित जानकारी और रिपोर्ट आदि पर निर्भर करते हैं।
मैनुअल और कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के बीच महत्वपूर्ण अंतर
मैनुअल और कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के बीच का अंतर नीचे बिंदुओं में बताया गया है:
- मैनुअल लेखांकन उस लेखांकन विधि को संदर्भित करता है जिसमें वित्तीय लेनदेन का रिकॉर्ड रखने के लिए पत्रिका और बहीखाता, वाउचर और खाता पुस्तकों के लिए भौतिक रजिस्टर का उपयोग किया जाता है। दूसरी ओर, कम्प्यूटरीकृत लेखांकन से तात्पर्य लेखांकन की पद्धति से है, जो मौद्रिक लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर या पैकेज का उपयोग करता है, जो एक संगठन के साथ होता है।
- मैनुअल अकाउंटिंग में, लेनदेन की रिकॉर्डिंग मूल प्रविष्टि की पुस्तक के माध्यम से की जा सकती है, अर्थात जर्नल डे बुक। इसके विपरीत, कम्प्यूटरीकृत लेखांकन में, लेनदेन को डेटा के रूप में, अनुकूलित डेटाबेस में दर्ज किया जाता है।
- मैन्युअल लेखांकन में, लेनदेन के संबंध में सभी गणना, अर्थात जोड़, घटाव आदि मैन्युअल रूप से किए जाते हैं। इसके विपरीत, कम्प्यूटरीकृत लेखांकन में, गणना करने की आवश्यकता नहीं होती है, क्योंकि गणना कंप्यूटर द्वारा स्वचालित रूप से की जाती है।
- मैन्युअल लेखांकन में, एक व्यक्ति खातों के साथ, लेनदेन दर्ज करने और अद्यतन करने के लिए हर समय शामिल रहता है, जो थकाऊ और समय लेने वाली भी है। जैसा कि कम्प्यूटरीकृत लेखांकन में, एक बार लेन-देन दर्ज करने के बाद, यह स्वचालित रूप से उन सभी खातों में अपडेट हो जाता है, जिनसे यह संबंधित है और इस प्रकार, प्रक्रिया तुलनात्मक रूप से तेज़ है।
- मैनुअल अकाउंटिंग विधि में, यदि खातों की किताबों में लेनदेन दर्ज करने और पोस्ट करते समय कोई त्रुटि होती है, तो सटीक परिणाम के लिए समायोजन प्रविष्टियों को पारित किया जा सकता है। इसके अलावा, मिलान सिद्धांत के अनुपालन के लिए समायोजन प्रविष्टियां भी की जाती हैं, अर्थात लेखांकन अवधि के खर्च संबंधित राजस्व से मेल खाना चाहिए। दूसरी ओर, कम्प्यूटरीकृत लेखांकन में, मिलान सिद्धांतों के अनुपालन के लिए पत्रिका और वाउचर तैयार किए जाते हैं, लेकिन समायोजन प्रविष्टियों को त्रुटि के सुधार के लिए तब तक पारित नहीं किया जाता है जब तक कि त्रुटि सिद्धांत की त्रुटि न हो।
- कम्प्यूटरीकृत लेखांकन की एक विशेषता जो मैनुअल लेखांकन की कमी है वह यह है कि मैन्युअल लेखांकन में सभी प्रविष्टियों और वित्तीय विवरणों का बैकअप लेने का कोई तरीका नहीं है, लेकिन कम्प्यूटरीकृत लेखांकन में, लेखा अभिलेखों को बचाया और बैकअप किया जा सकता है।
- मैनुअल अकाउंटिंग में, ट्रायल बैलेंस तभी तैयार किया जाता है जब इसकी आवश्यकता होती है, जबकि कम्प्यूटरीकृत अकाउंटिंग में, तत्काल ट्रायल बैलेंस दैनिक आधार पर प्रदान किया जाता है।
- मैन्युअल लेखा प्रणाली में, वित्तीय विवरण अवधि के अंत में तैयार किया जाता है, अर्थात वित्तीय वर्ष। इसके विपरीत, कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में वित्तीय विवरण एक बटन के क्लिक पर प्रदान किया जाता है।
निष्कर्ष
जैसे ही व्यापार लेनदेन की संख्या बढ़ती है, मैन्युअल रूप से खातों का प्रबंधन करना मुश्किल होता है, क्योंकि यह उन सभी खातों में एकल लेनदेन को अपडेट करने में बहुत समय लेता है जो इसे प्रभावित करते हैं। कम्प्यूटरीकृत लेखांकन में, मैनुअल लेखांकन की कई सीमाएं हटा दी गई हैं। जब भी लेन-देन होता है, तो प्रविष्टि की जाती है और यह कम्प्यूटरीकृत लेखांकन में, प्रभावित होने वाले सभी खातों में स्वचालित रूप से अपडेट हो जाता है।
