क्या आप नौकरी छोड़ने की योजना बना रहे हैं और यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपको बाद में अपने सभी ईमेलों की एक प्रति मिल जाए, जो आपको उन्हें बाद में संदर्भित करने की आवश्यकता है? या हो सकता है कि आप केवल बैकअप उद्देश्यों के लिए उन्हें निर्यात करना चाहते हैं यदि आपकी आउटलुक पीएसटी फ़ाइल भ्रष्ट हो जाती है, जो अक्सर होती है।
किसी भी मामले में, अपने ईमेल का बैकअप लेना हमेशा एक अच्छा विचार है। भले ही आप Outlook.com या Gmail जैसी वेब सेवा का उपयोग कर रहे हों, फिर भी अपने सभी मेल को डाउनलोड करने के लिए आउटलुक जैसे डेस्कटॉप क्लाइंट का उपयोग करना एक बुरा विचार नहीं है, ताकि आप इसे स्थानीय रूप से संग्रहीत कर सकें। Microsoft और Google जैसी वेब सेवाएँ और दिग्गज विफलता के लिए प्रतिरक्षा कर सकते हैं, लेकिन आप कभी नहीं जानते कि कब कुछ विनाशकारी हो सकता है।
इस लेख में, मैं आपको Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 और 2016 में अपने आउटलुक ईमेल को निर्यात करने का तरीका दिखाऊंगा। यदि आप मैक के लिए आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं तो मैं इस प्रक्रिया का भी उल्लेख करूंगा। यह ध्यान देने योग्य है कि वास्तविक आयात और निर्यात विज़ार्ड सभी संस्करणों में बिल्कुल समान है, लेकिन विज़ार्ड में आने की प्रक्रिया बदल गई है।
आउटलुक से निर्यात ईमेल
यदि आप Outlook 2003, 2007, 2010 या 2013 चला रहे हैं, तो आयात / निर्यात विज़ार्ड के लिए प्रक्रिया देखने के लिए Outlook संपर्कों को निर्यात करने के तरीके के बारे में मेरी पोस्ट देखें। यदि आप Outlook 2016 चला रहे हैं, तो फ़ाइल और खोलें और निर्यात पर क्लिक करें।
दाहिने हाथ के मेनू में, आयात / निर्यात बटन पर क्लिक करें।
यह अब आयात / निर्यात विज़ार्ड को लाएगा, जो कार्यालय के सभी संस्करणों में समान दिखता है। आरंभ करने के लिए, आप फ़ाइल में निर्यात का चयन करना चाहते हैं।
अगली स्क्रीन पर, आपको फ़ाइल का प्रकार चुनना होगा: या तो एक CSV (कोमा सेपरेटेड वैल्यूज़) फ़ाइल या एक Outlook डेटा फ़ाइल (PST)। मैं आम तौर पर हमेशा पीएसटी का उपयोग करता हूं, ताकि आउटलुक में वापस आयात करना आसान हो, लेकिन आप सीएसवी का चयन कर सकते हैं यदि आप ईमेल को किसी अन्य ईमेल क्लाइंट या यहां तक कि एक्सेल या वर्ड जैसे प्रोग्राम में आयात करना चाहते हैं।
अगली स्क्रीन पर, आपको यह चुनना होगा कि आप क्या निर्यात करना चाहते हैं। यदि आप अपने सभी ईमेल प्राप्त करना चाहते हैं, तो आप सामान्य रूप से इनबॉक्स का चयन करें और सुनिश्चित करें कि सबफ़ोल्डर्स को शामिल किया गया है। यदि आप केवल ईमेल का एक छोटा सबसेट चाहते हैं, तो आप फ़िल्टर बटन पर क्लिक कर सकते हैं और फिर निर्यात करने के लिए ईमेल की संख्या को कम करने के लिए विभिन्न मानदंडों में डाल सकते हैं।
अगला क्लिक करें और अब आपको अपनी CSV या PST फ़ाइल को सहेजने के लिए स्थान चुनने की आवश्यकता होगी। कई विकल्प हैं जो आप उस सौदे से चुन सकते हैं कि डुप्लिकेट को कैसे संभाला जाएगा।
अंत में, समाप्त पर क्लिक करें और आपको एक विंडो मिलेगी जिसमें पूछा जाएगा कि क्या आप वैकल्पिक पासवर्ड के साथ अपनी PST फाइल को सुरक्षित रखना चाहते हैं। यदि आप यहां पासवर्ड का उपयोग करने जा रहे हैं, तो ध्यान दें कि यह 16 से अधिक अक्षर होना चाहिए। इसके अलावा, ध्यान दें कि यह बहुत सुरक्षित नहीं है और आसानी से सही सॉफ्टवेयर का उपयोग करके हैक किया जा सकता है।
यह इसके बारे में। अब आपके पास अपने सभी ईमेल के साथ CSV या PST फाइल होनी चाहिए। अब आप इस फ़ाइल को बैकअप के लिए सुरक्षित स्थान पर कॉपी कर सकते हैं।
मैक के लिए आउटलुक से निर्यात ईमेल
यदि आप Office का मैक संस्करण चला रहे हैं, तो ईमेल निर्यात करने की प्रक्रिया अलग है। दरअसल, फाइल का प्रकार भी अलग है। Mac पर, आपके पास केवल एक विकल्प है: Mac संग्रह फ़ाइल (.OLM) के लिए आउटलुक।
फ़ाइल पर क्लिक करें और फिर निर्यात करें ।
एक संवाद पॉपअप होगा जहां आप चुन सकते हैं कि आप संग्रहित फ़ाइल में किन वस्तुओं को निर्यात करना चाहते हैं। आप मेल, कैलेंडर, संपर्क, कार्य और नोट्स से चुन सकते हैं या आप एक विशिष्ट श्रेणी में आइटम से चुन सकते हैं।
जारी रखें पर क्लिक करें और आपसे पूछा जाएगा कि आप फ़ाइल को कहाँ सहेजना चाहते हैं। यह इसके बारे में। मैक पर आउटलुक से निर्यात करते समय कोई अन्य विकल्प नहीं हैं।
एक बार जब आपके पास आपके ईमेल निर्यात हो जाते हैं, तो आप मेरी पोस्ट को जीमेल जैसी किसी अन्य ईमेल सेवा में कैसे आयात करें, अगर आप स्विच करने की योजना बना रहे हैं, तो आप इसे पढ़ सकते हैं।
