इस तथ्य पर संदेह करने के लिए कुछ भी नहीं है कि ईमेल ने जिस तरह से एक दूसरे के साथ संवाद किया है, उसमें क्रांति हुई है। और भले ही लोग इन दिनों दोस्तों के साथ चैट करने के लिए सोशल नेटवर्क और इंस्टेंट मैसेजिंग ऐप जैसी चीजों को तेजी से पसंद कर रहे हों, लेकिन सच्चाई यह है कि जब उचित संचार की बात आती है, तो ईमेल अभी भी पसंदीदा माध्यम है।
विश्वविद्यालयों से लेकर वैश्विक निगमों तक, और छात्रों से लेकर सीईओ तक, ईमेल का उपयोग हर जगह, और सभी के द्वारा किया जाता है। उस ने कहा, हम में से लगभग सभी के पास कई ईमेल पते हैं, कई ईमेल प्रदाताओं में से एक (अधिक)। लेकिन असली सवाल यह है कि क्या हम उचित ईमेल के उपयोग के प्रोटोकॉल की पुष्टि कर रहे हैं?
यदि आप उत्तर के बारे में अनिश्चित हैं, तो यह लेख, मूल ईमेल शिष्टाचार को रेखांकित करता है जिसे सभी को पालन करना चाहिए, आपके लिए है। तो आगे की हलचल के बिना, वे यहाँ जाते हैं।
मूल ईमेल शिष्टाचार
1. पेशेवर दिखने वाले ईमेल पते का उपयोग करें
आपके ईमेल पते को अक्सर आपके व्यक्तित्व का सूचक माना जाता है। इस कारण से, पेशेवर खोज ईमेल पता होना महत्वपूर्ण है, आम तौर पर आपके पहले और अंतिम नामों के साथ "उपयोगकर्ता नाम" इसका हिस्सा होता है । यह और भी महत्वपूर्ण है यदि आप पेशेवर संचार के लिए ईमेल पते का उपयोग करने का इरादा रखते हैं (जैसे कि रिक्रूटर्स को रिज्यूमे भेजना, ग्राहकों को काम के नमूने प्रदान करना)।
यदि आपकी पसंद का उपयोगकर्ता नाम अनुपलब्ध है, तो आप अपनी पसंद की संख्या (जैसे जन्म तिथि) जोड़ सकते हैं । कुछ उदाहरणों का हवाला देते हुए, [ईमेल संरक्षित] या [ईमेल संरक्षित] को अच्छे विकल्प माना जा सकता है। दूसरी तरफ, [ईमेल संरक्षित] या [ईमेल संरक्षित] जैसी किसी चीज़ का उपयोग करें, और आपको पूरा यकीन है कि आपके ईमेल भी प्राप्तकर्ताओं द्वारा नहीं खोले जाएंगे।
युक्ति: जितना संभव हो, अपनी सभी व्यावसायिक आवश्यकताओं के लिए एक अलग ईमेल पते का उपयोग करें। और अगर आपको कुछ रुपये देने में कोई आपत्ति नहीं है, तो अपने स्वयं के डोमेन के साथ होस्ट किए गए ईमेल के लिए जाना सबसे अच्छा है।
2. हमेशा एक विषय को शामिल करें, और इसे स्पष्ट और संक्षिप्त रखें
विषय पंक्ति ईमेल के सबसे महत्वपूर्ण घटकों में से एक है, क्योंकि यह प्राप्तकर्ता को ईमेल में शामिल जानकारी का तुरंत पता लगाता है । यही कारण है कि आपके सभी ईमेल में विषय पंक्ति होनी चाहिए, भले ही वह सामग्री उतनी महत्वपूर्ण न हो। विषय पंक्ति को छोड़ना प्रेषक की ओर से लापरवाही माना जाता है।
इससे भी महत्वपूर्ण बात, विषय पंक्ति संक्षिप्त और बिंदु तक होनी चाहिए, इसलिए प्राप्तकर्ता ईमेल की सामग्री को जितनी जल्दी हो सके बाहर कर सकता है। कुछ उदाहरण हैं प्रोजेक्ट रिपोर्ट संलग्न , प्रदर्शन सर्वेक्षण - प्रारंभिक प्रतिक्रिया याचना , और जैसी चीजें।
3. मानक फोंट और न्यूनतम प्रारूपण का उपयोग करें
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपने पीसी पर उन फैंसी फोंट को कितना पसंद करते हैं, जब वे ईमेल की रचना करते हैं, तो वे एक पूर्ण नहीं-नहीं होते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि यदि आप एक गैर-मानक फ़ॉन्ट का उपयोग करते हैं और यह प्राप्तकर्ता के कंप्यूटर पर स्थापित नहीं है, तो ईमेल का पाठ उद्देश्य के अनुसार प्रकट नहीं होगा । यही कारण है कि अधिकांश ईमेल सेवाओं में ईमेल की रचना के लिए केवल कुछ मानक, सेरिफ़ और सेन्स-सेरिफ़ फ़ॉन्ट (जैसे टाइम्स न्यू रोमन, एरियल) उपलब्ध हैं। और आपको उनसे चिपकना चाहिए।
इसके अलावा, अपने ईमेल में फ़ॉर्मेटिंग को यथासंभव कम रखें। जब तक आपको ईमेल की सामग्री में एक निश्चित अनुभाग, रेखा आदि पर जोर देने की आवश्यकता होती है, पाठ के लिए हाइलाइट और रंगों का उपयोग करने से बचना चाहिए । वास्तव में , ईमेल टेक्स्ट का रंग केवल ब्लैक होना चाहिए, क्योंकि यह सबसे अधिक सुपाठ्य है।
4. टाइपो, गलत व्याकरण उपयोग और विराम चिह्नों से बचें
यद्यपि हर कोई बाहर एक व्याकरण नाजी नहीं है, और यह आपके ईमेल में एक अनपेक्षित टाइपो या दो के लिए आपराधिक नहीं है, भाषा का गलत उपयोग, वाक्य संरचना आदि, आमतौर पर प्राप्तकर्ता (ओं) को एक नकारात्मक प्रभाव देता है। इसलिए यह अत्यंत महत्वपूर्ण है कि आप किसी "अनजान" व्याकरण और विराम चिह्नों और विराम चिह्नों के लिए किसी ईमेल विषय की लाइन, बॉडी और अन्य सभी टेक्स्ट तत्वों को ट्रिपल-चेक करें (और उन्हें सही करें, यदि मिला), "भेजें" बटन को हिट करने से पहले।
क्या अधिक है, आपको अपने ईमेल में कई विराम चिह्नों (उदाहरण !!!) का उपयोग नहीं करना चाहिए । वही कठबोली शब्द (जैसे LMAO), लोकप्रिय संकुचन (जैसे गोत्चा!) और इमोटिकॉन्स के लिए जाता है। ये सभी चीजें अत्यधिक अपरिपक्व और अव्यवसायिक दिखती हैं, और केवल सामाजिक नेटवर्क और इंस्टेंट चैट के लिए सबसे अच्छी हैं।
टिप: हमेशा ध्यान रखें कि आप अपने ईमेल में शब्दों, वाक्यों आदि को कैसे कैपिटल करते हैं। एक ईमेल (या कुछ और, उस बात के लिए) को कभी भी सभी CAPS में नहीं बनाया जाना चाहिए, क्योंकि यह इंटरनेट को चिल्लाने के बराबर माना जाता है।
5. संलग्नक वर्णनात्मक नाम दें
अधिक बार नहीं, हमें अपने ईमेल के साथ संलग्नक के रूप में कई फ़ाइलों को भेजना / प्राप्त करना होगा। हालांकि यह बहुत आवश्यक है, एक ईमेल प्राप्त करने से बदतर कुछ भी नहीं हो सकता है जो कई बेतरतीब ढंग से नामित फ़ाइलों (जैसे 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) से भरा हुआ है, जिसका कोई मतलब नहीं है। इसलिए, जब भी आप किसी ईमेल के साथ अटैचमेंट भेजते हैं, तो उन्हें कुछ वर्णनात्मक फ़ाइल नामों के साथ नाम बदलें, ताकि प्राप्तकर्ता तुरंत उनकी सामग्री को जान सके, उन्हें खोलने की आवश्यकता के बिना। उदाहरण के लिए, यदि आप भावी नियोक्ता को अपना रिज्यूम भेज रहे हैं, तो इसे CurrentResume_JohnDoe जैसा नाम दें। सरल और आसान।
इसके अलावा, यदि आप ईमेल के साथ बड़ी संख्या (उदाहरण के लिए 20) अटैचमेंट भेजने का इरादा रखते हैं, तो पहले उन्हें ज़िप्ड आर्काइव में संयोजित करना बेहतर होगा। और भी स्पष्टता के लिए, आप ईमेल के बॉडी टेक्स्ट में अलग-अलग विवरण जैसे अटैचमेंट काउंट, कुल संग्रह आकार आदि का उल्लेख कर सकते हैं।
6. हमेशा एक हस्ताक्षर शामिल करें
ईमेल बॉडी टेक्स्ट को ठीक से बंद करने या समाप्त करने के लिए एक हस्ताक्षर आवश्यक है । लेकिन इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि यह ईमेल और इसकी सामग्री के लिए एक "प्रामाणिकता" देता है । इसलिए आपके सभी ईमेल में आपके हस्ताक्षर शामिल होने चाहिए। ईमेल की सेटिंग में बस एक हस्ताक्षर बनाएं और सहेजें, और यह आपके द्वारा रचित प्रत्येक ईमेल के अंत में स्वचालित रूप से जोड़ा जाएगा।
हस्ताक्षर में "क्या" को शामिल किया जाना चाहिए, यह कुछ ऐसा है जो आपको तय करना चाहिए, क्योंकि यह एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति में भिन्न होता है। कहा जा रहा है, एक सामान्य नियम के रूप में, आप संपर्क जानकारी (जैसे आधिकारिक नंबर, माध्यमिक ईमेल), साथ ही साथ अपने सामाजिक प्रोफाइल के लिंक शामिल कर सकते हैं । संक्षेप में, एक हस्ताक्षर आपके डिजिटल संपर्क कार्ड के रूप में काम करना चाहिए। लेकिन बहुत अधिक अनावश्यक जानकारी के साथ इसे अधिभार न डालें।
7. ईमेल की प्राप्ति को स्वीकार करें
आधुनिक दिन ईमेल इतना उन्नत हो गया है, कि एक बार जब आप "भेजें" बटन को हिट करते हैं, तो आप 200% निश्चित हो सकते हैं कि यह प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स तक पहुंच जाएगा, एक या दो बाद में। हालांकि, किसी भी तकनीक के साथ, ईमेल (और कभी-कभी करता है) डाउनटाइम्स से भी पीड़ित हो सकता है । इसलिए, एक बार जब आप एक ईमेल प्राप्त करते हैं (विशेषकर यदि यह महत्वपूर्ण है), तो एक छोटे से संदेश के साथ प्रेषक को जवाब देकर इसकी रसीद को स्वीकार करें ।
भले ही आपके द्वारा प्राप्त हर ईमेल को स्वीकार करना संभव नहीं है, आपको ऐसा करने का प्रयास करना चाहिए। इससे भी महत्वपूर्ण बात, आपको चाहिए ईमेल को स्वीकार करें जो गलती से आपको भेजा गया है, क्योंकि प्रेषक को दूसरी तरफ से प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा हो सकती है। यह प्रेषक को गलती से अवगत कराएगा, और ईमेल के वास्तविक इच्छित प्राप्तकर्ता को कुछ परेशानी से भी बचाएगा।
8. उचित सलाम का उपयोग करें
जब लोग आमने-सामने या फोन पर भी बात करते हैं, तो हम हमेशा उनका अभिवादन करते हैं। और वही नियम ईमेल के लिए भी सही है, इसलिए आपके ईमेल में प्राप्तकर्ता (ओं) के लिए हमेशा सही सलामतियाँ होनी चाहिए। आप किसे ईमेल भेज रहे हैं, इसके आधार पर, अभिवादन औपचारिक हो सकता है (जैसे प्रिय श्री जॉनसन, प्रोफेसर केलर), या अनौपचारिक (हैलो एडम, हाय जेन्ना) । इसी तरह, अंत (जैसे सादर, साभार) में शुरुआत के अभिवादन के साथ-साथ समग्र संदेश के समान अंतर्निहित स्वर होना चाहिए।
यह ध्यान देने योग्य है कि आपको ईमेल में बेहद अनौपचारिक और रोजमर्रा के उपयोग के सलाम (जैसे कि क्या हो रहा है?) का उपयोग करने से बचना चाहिए। यह बिना कहे चला जाता है कि इसे बहुत अधिक लाभहीन माना जाता है।
9. हर बार जवाब का उपयोग न करें
ऐसे समय होते हैं जब आप एक ईमेल प्राप्त करते हैं जो कई अन्य प्राप्तकर्ताओं को भी भेजा जाता है (जैसे किसी कंपनी में एक महत्वपूर्ण सूचना)। लेकिन इस तरह के संदेशों का जवाब देते समय, आप जल्द ही "रिप्लाई ऑल" विकल्प का उपयोग करते हैं । यह न केवल मूल प्रेषक को उत्तर भेजता है, बल्कि उन सभी को भी जो ईमेल प्राप्त कर चुके हैं, उत्तर उनके लिए है या नहीं । यह प्राप्तकर्ताओं के इनबॉक्स को बंद करने का एक सही तरीका है।
इस कारण से, कई प्राप्तकर्ताओं के साथ ईमेल का जवाब देते समय देखभाल का उपयोग करें, और "उत्तर" विकल्प का उपयोग करें । केवल जब आप 100% निश्चित हों कि आपका उत्तर प्राप्तकर्ता सूची में सभी के लिए है, तो क्या आपको "उत्तर सभी" विकल्प का उपयोग करना चाहिए।
10. Cc और Bcc क्षेत्रों का उचित रूप से उपयोग करें
"टू" फ़ील्ड के साथ, " Cc " और " Bcc " फ़ील्ड कुछ ऐसे हैं, जिनके बारे में कभी भी किसी को ईमेल पता होता है। लेकिन उसके बाद भी, अधिकांश लोग अनुचित तरीके से उनका उपयोग करते हुए समाप्त हो जाते हैं। यहां बताया गया है कि वे क्या हैं, और उनका उपयोग कब किया जाना चाहिए :
- Cc: कार्बन कॉपी के लिए खड़ा है। यदि कुछ प्राप्तकर्ता हैं जिन्हें आप एक ईमेल भेजना चाहते हैं, लेकिन वे यह नहीं जानना चाहते हैं कि यह ईमेल उनके लिए "बस" है, तो इस क्षेत्र में उनके ईमेल पते दर्ज करें। प्रत्येक प्राप्तकर्ता Cc फ़ील्ड में दूसरों के ईमेल पते देख सकता है।
- Bcc: ब्लाइंड कार्बन कॉपी के लिए लघु। यदि कई प्राप्तकर्ता हैं जो आप एक ईमेल भेजना चाहते हैं, लेकिन चाहते हैं कि वे खुद को ईमेल के एकमात्र प्राप्तकर्ता के रूप में देखें, तो इस क्षेत्र में अपने ईमेल पते दर्ज करें। Bcc फ़ील्ड में प्रत्येक प्राप्तकर्ता केवल अपना ईमेल पता देख सकता है, और दूसरों का नहीं। यह विकल्प गोपनीयता के लिए बेहतर अनुकूल है।
11. ईमेल का उत्तर समयबद्ध तरीके से दें
यह देखते हुए कि हम दैनिक आधार पर कितने ईमेल प्राप्त करते हैं, उन सभी को तुरंत उत्तर देना असंभव है। हालांकि, भले ही कोई ईमेल आपकी प्राथमिकता पर थोड़ा कम हो, आपको समय पर जवाब देने की कोशिश करनी चाहिए । आम तौर पर यह ईमेल प्राप्त करने के 24-48 घंटों के भीतर होना चाहिए। और अगर आप कुछ समय के लिए ईमेल का जवाब देने में असमर्थ होने वाले हैं (जैसे कि ब्रेक के कारण), तो ऑटो रिस्पॉन्डर या वेकेशन रिस्पॉन्डर सुविधा का उपयोग करें, जो कि अधिकांश ईमेल सेवाओं में है।
12. अग्रेषित करने से पहले ईमेल को उचित प्रारूपित करें
जैसे ही "फॉरवर्ड" बटन एक ईमेल पर मारा जाता है, पूरा संदेश (किसी भी चित्र, गलत पाठ आदि सहित) यह अजीब तरह से दाईं ओर स्थित होता है, और एक रिक्त ईमेल में डाला जाता है, ताकि आप दर्ज कर सकें प्राप्तकर्ताओं की ईमेल आईडी और भेजें। यह न केवल मूल ईमेल के प्रारूपण को गड़बड़ करता है, बल्कि आगे के ईमेल चंक में बहुत सारे सफेद-स्थान और अतिरिक्त प्रतीकों (>) का भी परिचय देता है, जो बदले में ईमेल को लगभग अपठनीय बनाता है।
इसे सॉर्ट करने के लिए, आपको अग्रेषित ईमेल को ठीक से प्रारूपित करना चाहिए , जब यह एक खाली ईमेल में एम्बेडेड हो । इसमें अतिरिक्त श्वेत-स्थान को हटाने के साथ-साथ अतिरिक्त वर्णों, खाली रेखाओं और इस तरह की चीजों से छुटकारा पाना शामिल है।
जिस तरह से इसका उपयोग किया जाना है, उसे ईमेल का उपयोग करें
चूंकि यह आज के इंटरनेट से जुड़े दुनिया में संचार का प्राथमिक साधन है, इसलिए यह बेहद महत्वपूर्ण है कि ईमेल का उपयोग उचित नियमों के अनुसार किया जाए, जिसमें आप प्राप्तकर्ता को शुभकामनाएं देने से लेकर, आपके द्वारा चुने गए फ़ॉन्ट शैली तक सब कुछ शामिल है। और ऊपर बताए गए शिष्टाचार आपको बस इतना ही करने में मदद करते हैं, इस प्रकार एक समग्र बेहतर और उत्पादक ईमेल अनुभव के लिए बनाते हैं। तो उन्हें आज़माएं, और हमें नीचे टिप्पणी में अपने पसंदीदा को बताएं।
