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बड़े निगमों को सूचना और संदेशों के संचार के लिए एक प्रभावी प्रणाली की आवश्यकता होती है, तुरंत संगठन के भीतर और बाहर। इस संदर्भ में, टेलीफोन त्वरित संचार के लिए सबसे आसान और सुविधाजनक तरीकों में से एक है, लेकिन जब सबूत की बात आती है, तो लिखित मोड को सबसे अच्छा माना जाता है। लिखित रिकॉर्ड में मेमो, नोट्स, पत्र, परिपत्र और आदेश शामिल हैं, जो संगठन द्वारा उपयोग किए जाते हैं।
आपके लिए प्रस्तुत लेख मेमो और पत्र के अंतर पर प्रकाश डालने का प्रयास करता है।
तुलना चार्ट
| तुलना के लिए आधार | मेमो | पत्र |
|---|---|---|
| अर्थ | मेमो एक लघु संदेश को संदर्भित करता है, जो सूचना के अंतर-संचलन के लिए एक अनौपचारिक स्वर में लिखा गया है। | पत्र एक प्रकार का मौखिक संचार है, जिसमें एक संपीड़ित संदेश शामिल होता है, जिसे पार्टी बाहरी को व्यवसाय से अवगत कराया जाता है। |
| प्रकृति | अनौपचारिक और संक्षिप्त | औपचारिक और सूचनात्मक |
| के बीच आदान-प्रदान हुआ | संगठन के भीतर विभाग, इकाइयाँ या बेहतर अधीनस्थ। | दो बिजनेस हाउस या कंपनी और क्लाइंट के बीच। |
| लंबाई | कम | तुलनात्मक रूप से लंबा |
| हस्ताक्षर | ज्ञापन में हस्ताक्षर की आवश्यकता नहीं है। | एक पत्र विधिवत प्रेषक द्वारा हस्ताक्षरित है। |
| संचार | अनेको के लिये एक | एक से एक |
| सामग्री | तकनीकी शब्दजाल और व्यक्तिगत सर्वनाम का उपयोग करने की अनुमति है। | सरल शब्दों का उपयोग किया जाता है और तीसरे व्यक्ति में लिखा जाता है। |
मेमो की परिभाषा
ज्ञापन ज्ञापन के लिए संक्षिप्त है, जिसका अर्थ है भविष्य में किसी भी उपयोग के लिए एक नोट या रिकॉर्ड। यह एक छोटा संदेश है जो संगठन के भीतर अनौपचारिक संचार के साधन के रूप में उपयोग किया जाता है, लिखित रूप में सूचना प्रसारित करने के लिए। इसे एक ज्ञापन के बजाय अंतर-संचार संचार, कार्यालय ज्ञापन, या अंतर-पत्राचार पत्राचार के रूप में नामित किया जा सकता है।
मेमो का प्राथमिक उद्देश्य व्यावसायिक नीतियों, प्रक्रियाओं या संबंधित आधिकारिक व्यवसाय का प्रसार करना है। ये सभी परिप्रेक्ष्य में एक में लिखे गए हैं और विभिन्न प्रयोजनों जैसे समाचारों, दिशाओं और सूचनाओं को कई प्राप्तकर्ताओं तक पहुंचाने, लोगों को कार्रवाई या मीटिंग के लिए कॉल कर सकते हैं।
ज्ञापन में एक अनौपचारिक स्वर और व्यक्तिगत सर्वनामों का उपयोग किया जा सकता है। नमस्कार और मानार्थ पास का उपयोग करने की कोई आवश्यकता नहीं है।
पत्र की परिभाषा
एक व्यावसायिक पत्र को लिखित संचार के रूप में परिभाषित किया जा सकता है, जिसमें एक लंबा संदेश होता है, जिसे पार्टी के बाहरी संगठन, यानी आपूर्तिकर्ता, ग्राहक, निर्माता या ग्राहक को संबोधित किया जाता है। यह एक प्रणाम के साथ शुरू होता है, तीसरे व्यक्ति में पेशेवर रूप से लिखा गया है और एक हस्ताक्षर के साथ एक पूरक है।
प्रेषक और रिसीवर के बीच संबंध निर्धारित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है, समग्र शैली जिसमें पत्र का मसौदा तैयार किया जाता है। इनका उपयोग कई कारणों से किया जाता है जैसे कि सूचना या प्रतिक्रिया के लिए अनुरोध, ऑर्डर प्लेसमेंट, शिकायत या शिकायत करना, कुछ पूछताछ करना या अनुवर्ती कार्रवाई करना।
पत्र को लेटरहेड पेपर पर मुद्रित, टाइप या लिखा जाता है, जिसमें कंपनी का नाम, पता, लोगो इत्यादि का विवरण होता है, जैसा कि व्यवसाय पत्र संबंधित पक्षों के लिए साक्ष्य के रूप में कार्य करता है, इसलिए इसे विनम्र, विनम्र और आवश्यक होना चाहिए तत्काल प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए सम्मान।
मेमो और लेटर के बीच मुख्य अंतर
नीचे दिए गए बिंदु मेमो और पत्र के बीच का अंतर बताते हैं:
- ज्ञापन को एक संक्षिप्त संदेश के रूप में परिभाषित किया जा सकता है, जो अनौपचारिक रूप से संगठन के सदस्यों को कुछ जानकारी को संप्रेषित करने के लिए लिखा जाता है। इसके विपरीत, पत्रों को एक मौखिक संचार के साधन के रूप में समझा जा सकता है जिसमें व्यवसाय के लिए एक बाहरी पार्टी को संबोधित एक संक्षिप्त संदेश होता है।
- एक ज्ञापन अनौपचारिक टोन का उपयोग करता है और सीधे बिंदु पर है। अन्य चरम पर, पत्र बहुत औपचारिक होते हैं और बहुत सारी जानकारी होती है।
- ज्ञापन का उपयोग संगठन के लिए आंतरिक है, इस अर्थ में कि यह दो विभागों, या इकाइयों के बीच आदान-प्रदान किया जाता है या प्रबंधक द्वारा अधीनस्थों को सूचित करने के लिए भेजा जाता है। जैसा कि, पत्र का उपयोग प्रकृति में बाहरी है, क्योंकि इसका आदान-प्रदान दो व्यावसायिक घरानों के बीच या कंपनी और ग्राहक के बीच होता है।
- जब लंबाई की बात आती है, तो मेमो की तुलना में अक्षर लंबे होते हैं।
- मेमो में हस्ताक्षर की कोई आवश्यकता नहीं है, क्योंकि इसका उपयोग संगठन के भीतर किया जाता है। हालांकि, पत्र को विधिवत हस्ताक्षरित होना है जो इसे भेजता है।
- मेमो को किसी निश्चित मामले पर किसी विभाग या कर्मचारियों की सूचना देने या निर्देशित करने के लिए लिखा जाता है, और इसलिए इसे आम तौर पर एक से सभी परिप्रेक्ष्य, जैसे कि जनसंचार, में लिखा जाता है। इसके विपरीत, पत्र निजी होते हैं क्योंकि यह किसी विशेष पार्टी या ग्राहक को संबोधित करता है, इसलिए यह एक से एक पारस्परिक संचार का एक रूप है।
- तकनीकी जार आमतौर पर मेमो में उपयोग किए जाते हैं, साथ ही साथ व्यक्तिगत सर्वनाम का उपयोग करते हैं। इसके विपरीत, पत्र तकनीकी शब्दजाल और शब्दों के उपयोग से बचते हैं जिन्हें समझना आसान नहीं है। इसके अलावा, पत्र तीसरे व्यक्ति में लिखे गए हैं।
निष्कर्ष
मेमो व्यापार संचार के लिए एक आवश्यक उपकरण है, जिसका उपयोग एक ही संगठन में काम करने वाले कई व्यक्तियों को एक विशेष जानकारी प्रसारित करने के लिए किया जाता है। इसकी दिन-प्रतिदिन की व्यावसायिक गतिविधियों की रिकॉर्डिंग में एक महान भूमिका है और इसे भविष्य के संदर्भ के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है।
इसके विपरीत, अक्षरों को लिखित संचार का सबसे अच्छा तरीका माना जाता है, जिसका उपयोग किसी बाहरी पार्टी से / को जानकारी देने या लेने के लिए किया जा सकता है। यह लेखक की इच्छा के अनुसार, रिसीवर को राजी करने में मदद करता है।
