दैनिक स्तर पर, लोगों को घर और कार्यस्थल दोनों के वातावरण में बहुत सारी योजना और प्रबंधन से निपटना पड़ता है। चीजों को आसान बनाने के लिए, प्रौद्योगिकी ने हमें अपने व्यस्त कार्यक्रम की योजना बनाने के लिए उपकरण प्रदान किए हैं। व्हाइट बोर्डरूम हमेशा कार्यों की योजना बनाने के लिए बहुत मज़ेदार थे और यह उपकरण इसे डिजिटल मोर्चे पर लाता है। यहाँ, हम एक नज़र डालेंगे कि ट्रेलो का उपयोग कैसे किया जाता है और यह कई उपयोगकर्ताओं के बीच पसंदीदा बनाता है।
Trello क्या है और यह कैसे काम करता है?
ट्रेलो एक विज़ुअल-एडिटर आधारित प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल है, जो 5 मिलियन से अधिक पंजीकृत उपयोगकर्ताओं के लिए काम की योजना के लिए मजेदार है। यह आपके कार्यालय और घर की आवश्यकताओं दोनों के लिए एक लचीला उपकरण है।
चलो में गोता लगाते हैं और अपने लिए एक नज़र लेते हैं कि ट्रेलो का उपयोग कैसे करें।
ट्रेलो आपको अपने कार्यों को पूरा करने में मदद करने के लिए बुनियादी संरचना के रूप में बोर्डों, सूचियों और कार्ड का उपयोग करता है। यह आपकी परियोजना में कार्यों को प्राप्त करने के लिए एक टॉप-डाउन दृष्टिकोण का उपयोग करता है।
Trello के साथ कार्य प्रबंधन एक बोर्ड के निर्माण से शुरू होता है, जो वर्कफ़्लो कार्य का प्राथमिक शीर्ष-स्तरीय उद्देश्य है। यह उन कई सदस्यों को जोड़ने की अनुमति देता है जिन्हें आप इसमें जोड़ना चाहते हैं और उनके साथ सहज सहयोग करते हैं, इसलिए आप इसके साथ इनबॉक्स (0) को गले लगा सकते हैं। यह टूल पूरी तरह से हर उस परियोजना के अनुकूल है, जिसके बारे में आप सोच सकते हैं - यह एक बोर्डरूम मीटिंग हो या दोस्तों के साथ वीकेंड हैंगआउट प्लान; यह आपको कवर मिल गया है।
व्यक्तिगत कार्य या कार्ड, जो एक बोर्ड पर सामग्री के लिए बनाते हैं, को अनुस्मारक के लिए बनाया, लेबल, साझा और यहां तक कि बनाया जा सकता है। अब चलो नेटवर्क में आते हैं और देखते हैं कि अपने कार्यों को कैसे पूरा करें और इस उपकरण के साथ काम करें।
ट्रेलो: द बेसिक्स के साथ शुरुआत करना
एक नया ट्रेलो प्रोजेक्ट आसानी से तीन प्रमुख प्रमुख घटकों - बोर्ड, सूची और कार्ड में टूट सकता है।
- बोर्ड: एक बोर्ड आपकी परियोजना का शीर्ष-स्तरीय प्राथमिक कार्य है। चाहे वह परिवार के साथ यात्रा की योजना बना रहे हों या अपने व्यवसाय की री-डिज़ाइन योजना के लिए, एक बोर्ड जो एक परियोजना है। एक बोर्ड आपको अपने पूरे प्रोजेक्ट के बारे में जानकारी देता है, जहाँ से आप अपने अगले अगले कार्यों की योजना बना सकते हैं।
- सूचियाँ: सूचियाँ आपको उन कार्यों को व्यवस्थित करने में मदद करती हैं जो प्रकृति या कार्यों के समान हैं जो परियोजना प्रबंधन के लिए आपके शीर्ष-निचले दृष्टिकोण में अगले स्तर के पदानुक्रम को एक साथ बनाते हैं। उदाहरण के लिए, उदाहरण के लिए, शादी की योजना के लिए, आप 'कार्य करने के लिए', 'पूर्ण कार्य', 'आमंत्रित लोग', 'लोगों को आमंत्रित करने' और इसी तरह की सूचियाँ शामिल कर सकते हैं।
- कार्ड: कार्ड मूल कार्य तत्व होते हैं जो आपके प्रोजेक्ट की बड़ी तस्वीर को एक साथ जोड़ते हैं। कार्ड को क्रमबद्ध तरीके से व्यवस्थित किया जाता है, जो एक सूची बनाते हैं। इन कार्डों को घसीट कर पूरे बोर्ड में कहीं भी गिराया जा सकता था। एक कार्ड सबसे महत्वपूर्ण पहलू है, जिसे रंगीन लेबल, चेक-लिस्ट, समय सीमा, टाइमस्टैम्प, स्टिकर आदि जोड़ा जा सकता है।
यह सभी मूल बातें हैं जिन्हें आपको इस टूल के साथ अपने पहले प्रोजेक्ट पर शुरू करने से पहले जानना होगा। चलो इसे एक्शन में देखते हैं क्योंकि हम ट्रेलो का उपयोग करके एक प्रोजेक्ट वर्कफ़्लो बनाते हैं।
ट्रेलो के साथ अपनी परियोजनाओं का आयोजन
जैसा कि हमने पहले स्थापित किया है, इस टूल के साथ प्रोजेक्ट बनाना और प्रबंधित करना एक बहुत ही दर्द रहित प्रक्रिया है। आपको सभी बेहतरीन विशेषताओं और इसकी क्षमताओं के माध्यम से चलने के लिए, हम एक उदाहरण के साथ काम करेंगे, यहाँ यह ट्रेलो का उपयोग करके एक 'प्रकाशन कैलेंडर' है।
एक नया बोर्ड बनाना
जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, बोर्ड उन परियोजनाओं के लिए शीर्ष-डाउन दृष्टिकोण हैं जिन्हें प्रबंधित किया जाना चाहिए, इस मामले में, हम इसे '' प्रकाशन '' कहेंगे। अपनी होम स्क्रीन पर, 'क्रिएट न्यू बोर्ड' को हिट कर सकते हैं और 'क्रिएट' को हिट करने से पहले इसे एक उपयुक्त शीर्षक दे सकते हैं।
नई सूचियाँ जोड़ना
ऊपर आप दो सूची पहले से ही देख सकते हैं - 'अनुच्छेद विचार' और 'शोध', जबकि एक नई सूची की स्थापना दिखाई जा रही है। सूची उनके स्वभाव के आधार पर कार्यों का संग्रह है। उपकरण अपने बोर्ड में कार्यों के माध्यम से ट्रैवर्सिंग करते समय बाएं से दाएं और ऊपर से नीचे तक पहुंचता है। ऊपर दिखाई गई नई प्रासंगिक सूचियाँ बनाने के लिए 'नई सूची जोड़ें' मारो।
नए कार्ड जोड़ना
कार्ड व्यक्तिगत कार्य हैं जिन्हें निष्पादित किया जाना है। कार्य बनाना और प्रबंधित करना बहुत आसान हो जाता है। जैसा कि ऊपर दिखाया गया है, किसी नए कार्य को जोड़ने के लिए किसी सूची के निचले भाग में देखा गया 'एक कार्ड जोड़ें' मारो। अगली पंक्ति में प्रवेश करके, आपके लिए एक नया कार्ड स्वचालित रूप से बनाया जाता है। इसमें शामिल सदस्यों के लिए इसे अधिक उपयोगी और विस्तृत बनाने के लिए कार्ड विवरण भी जोड़ा जा सकता है।
इसलिए, अब हमारे पास हमारे प्रोजेक्ट वर्कफ़्लो की नंगे हड्डियाँ हैं, हम बेहतर आयोजन के लिए ट्वीकिंग विकल्पों को देखेंगे।
कार्ड पावर-अप
पावर-अप आपके कार्ड / कार्यों के लिए अतिरिक्त सुविधाएँ उपलब्ध हैं। दाईं साइडबार पर मेनू से, आप कार्ड पावर-अप एक्सेस कर सकते हैं। इनमें कार्ड वोटिंग सिस्टम, कार्ड एजिंग और कार्ड कैलेंडर शामिल हैं।
- सक्षम होने पर एक ' कार्ड वोटिंग सिस्टम ', आमंत्रित सदस्यों को एक विशिष्ट कार्ड पर वोट करने की अनुमति देता है।
- ' कार्ड एजिंग ' सुविधा एक कार्य को परिभाषित करने के लिए हफ्तों में एक विशिष्ट उम्र की अनुमति देती है, जिसके बाद यह उम्र बढ़ने लगेगी, या दिनों के माध्यम से उत्तरोत्तर पारदर्शी हो जाएगी और अंत में दरार हो जाएगी।
- ' कार्ड कैलेंडर ' बोर्ड के मुख्य पृष्ठ के माध्यम से उपलब्ध कैलेंडर में एक नियत तारीख के साथ सभी कार्यों को देखने की अनुमति देता है।
अन्य अतिरिक्त सुविधाएँ
यद्यपि उपर्युक्त विशेषताएं प्राथमिक हैं, इन अतिरिक्त सुविधाओं के साथ अनुभव में और सुधार हुआ है।
- अलग-अलग कार्ड में ' सदस्य जोड़ें ' और '@' का उपयोग करके उन्हें कार्ड के कमेंट सेक्शन में बताएं। सदस्यों को सूचित किया जाएगा और उसी टिप्पणी अनुभाग के माध्यम से आगे की कार्रवाई की जा सकती है। तो, अब आपके इनबॉक्स की अधिक बाढ़ नहीं है।
- अपने कार्ड में ' नियत तारीख ' जोड़ें ताकि आप आसानी से किसी आगामी महत्वपूर्ण कार्य के बारे में जान सकें। जब 'कार्ड कैलेंडर' सक्षम होता है, तो नियत तिथियों वाले ये कार्य बोर्ड के मुख्य कैलेंडर पर देखे जा सकते हैं।
- ऐड अटैचमेंट्स ’उपयोगकर्ताओं को मीडिया और सभी प्रकार की फाइलों और दस्तावेजों को एक कार्ड में संलग्न करने की अनुमति देता है, जो कार्ड में जोड़े गए अन्य सदस्यों के लिए सुलभ हो सकता है। ये अनुलग्नक आपके स्थानीय हार्ड ड्राइव से या Google ड्राइव, ड्रॉपबॉक्स, वन ड्राइव आदि पर आपके क्लाउड खातों से हो सकते हैं।
- ' लेबल संपादित करें ' आपको उनकी श्रेणियों के अनुसार कार्यों को व्यवस्थित करने और रंगीन पट्टियों के अनुसार लेबल करने की अनुमति देता है। इस तरह से लेबल करने से आप आसानी से कार्ड फ़िल्टर कर सकते हैं।
- ' सब्सक्राइब ' आपको एक बोर्ड में या किसी विशिष्ट सूची में किसी विशेष कार्ड में सभी घटनाओं के साथ अद्यतन करने की अनुमति देता है।
- स्टिकर भी उपलब्ध हैं, जिन्हें आसानी से कार्ड पर खींचा जा सकता है।
- अपने बोर्ड का बैकग्राउंड कलर उसी मेन्यू बार से बदलकर नया लुक दें।
डेस्कटॉप सूचनाएं
परियोजनाओं को प्रबंधित करते समय अपने इनबॉक्स (0) को बरकरार रखने के लिए, यह एक डेस्कटॉप अधिसूचना सुविधा प्रदान करता है। जब आप प्रोजेक्ट टीम में किसी को '@' का उपयोग करने का उल्लेख करते हैं, तो हर बार सतर्क होने के लिए आप डेस्कटॉप सूचनाओं को चालू करना चुन सकते हैं।
- 'ऑन' नोटिफिकेशन को चालू करने के लिए, अपने ट्रोलो पेज के ऊपरी दाएं कोने पर स्थित अपने उपयोगकर्ता प्रोफ़ाइल आइकन पर क्लिक करें। मेनू से, 'सेटिंग' चुनें। 'सूचनाएँ' अनुभाग के तहत, 'डेस्कटॉप सूचना सक्षम करें' चुनें। आप अपने ब्राउज़र से पूछेंगे कि क्या आप ऐसी सूचनाओं को अनुमति देना या ब्लॉक करना चाहते हैं। डेस्कटॉप सूचनाओं को सक्षम करने के लिए उपयुक्त चुनें।
- इन सूचनाओं को 'बंद' करने के लिए, अपने वेब ब्राउजर के सेटिंग सेक्शन पर जाएं। Google Chrome में गोपनीयता सेटिंग्स के अंतर्गत पाई जाने वाली 'सामग्री सेटिंग' पर जाएं। हेडिंग टू नोटिफिकेशन्स सब-हेडिंग, 'अपवादों को प्रबंधित करें' को हिट करें और एक लिंक को हटा दें जिसमें ट्रेलो का उल्लेख है। अब आपने इस टूल के लिए अपने डेस्कटॉप नोटिफिकेशन को बंद कर दिया होगा।
कुंजीपटल अल्प मार्ग
ट्रेलो कुछ कीबोर्ड शॉर्टकट पेश करता है जो पूरी प्रक्रिया को और भी स्मूथ बनाते हैं। नीचे कुछ सबसे महत्वपूर्ण कीबोर्ड शॉर्टकट हैं जो यह प्रदान करते हैं:
- स्वतः पूर्ण सदस्य: @
- सभी फ़िल्टर साफ़ करें: X
- कार्ड में वोटिंग सुविधा जोड़ें: V (वोटिंग पावर-अप पहले से सक्षम होना चाहिए)
- संपादित शीर्षक: टी
- अपने आप को एक कार्ड में असाइन / अन असाइन करें: स्पेस
- सदस्यता लें: एस
- नया कार्ड डालें: एन
- सदस्य जोड़ें / निकालें: एम
- नियत तिथि जोड़ें: D
- नेविगेट करें: लेफ्ट (->), राइट (<-), अप (के), डाउन (जे)
कीबोर्ड शॉर्टकट की पूरी सूची के लिए, उनके आधिकारिक वेबपेज पर जाएं।
भाषाएँ समर्थित हैं
Trello चार प्रमुख भाषाओं में उपलब्ध है - अंग्रेजी, Deutsch, Español और पुर्तगाली।
प्लेटफ़ॉर्म समर्थित हैं
ट्रेलो एक वेब एप्लिकेशन, एंड्रॉइड, आईओएस, विंडोज 8 और किंडल फायर एप्लिकेशन के रूप में उपलब्ध है।
इसे खत्म करना
तो, ऊपर जो आप देख रहे हैं वह इस उपकरण का उपयोग करके बना एक नमूना 'प्रकाशन कैलेंडर' है। यह एक संपादकीय कैलेंडर के सभी महत्वपूर्ण चरणों को इस तरह से पेश करता है कि यह देखने और आवश्यक कार्यों को करने के लिए आरामदायक है। जबकि ट्रेलो को उपयोग में लाने का यह एक तरीका था, आप अपनी आवश्यक कार्रवाई के अनुसार अपने बोर्ड और कार्य कर सकते हैं।
आप इस वर्कफ़्लो को प्रिंट कर सकते हैं या इसे लिंक या JSON के रूप में निर्यात कर सकते हैं। वर्कफ़्लो की योजना को दैनिक सूची के रूप में भी सेट किया जा सकता है, जो एक दिन के स्तर पर गतिविधियों को लक्षित करता है।
तो अब तक आप इस उपकरण का सार देख चुके होंगे और यह परियोजना प्रबंधन उपकरण के रूप में कितना शक्तिशाली है।
उन्नत उपयोगकर्ताओं के लिए ट्रोलो
विभिन्न टीमों के साथ ट्रेलो का उपयोग करने वाले संगठनों के लिए, संपादकीय और विपणन कहें, यह एक महान उपकरण है। यह आपके सभी शेड्यूलिंग को अलग-अलग बोर्डों के तहत रहने देता है, फिर भी एक नई छावनी बनाकर, एक ही छतरी के नीचे। होम स्क्रीन पर, आप इस मामले में 'मार्केटिंग' और 'एडिटोरियल' के रूप में दो नए संगठन बना सकते हैं। एक नया बोर्ड बनाते समय, आप नीचे दिए गए ड्रॉप डाउन सूची से प्रासंगिक 'संगठन' चुन सकते हैं।
व्यापार और प्रीमियम योजनाओं के लिए Trello
यह सभी के लिए निःशुल्क है और इसमें असीमित बोर्ड और संगठन निर्माण हैं। लेकिन अधिक उन्नत व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं और व्यवसायों के लिए, यह प्रीमियम योजनाएं भी प्रदान करता है - ट्रेलो गोल्ड ($ 5 / माह), बिजनेस क्लास (प्रति उपयोगकर्ता $ 3.75 / माह) और एंटरप्राइज (आप जाते हैं) का भुगतान करें।
ट्रेलो प्रीमियम योजनाओं पर विचार क्यों करें?
- ट्रेलो गोल्ड 250 एमबी आकार के कार्ड अटैचमेंट प्रदान करता है, जबकि नियमित योजनाएं केवल 10 एमबी के फाइल अपलोड की अनुमति देती हैं।
- ट्रेलो गोल्ड के साथ अपनी खुद की पृष्ठभूमि, स्टिकर और इमोजीज जोड़ें।
- ट्रेलो बिजनेस क्लास व्यवसायों को सार्वजनिक और निजी बोर्ड बनाने की अनुमति देता है, जो संगठन के तहत सभी सुलभ हैं। यह उपयोगकर्ता भूमिकाओं के साथ एक बेहतर प्रशासनिक नियंत्रण प्रदान करता है।
- Google Apps एकीकरण के लिए व्यावसायिक वर्ग सुविधाएँ समर्थन करती हैं।
उपकरण में जाने पर वर्कफ़्लो प्रबंधन के लिए अपने Android और iOS मोबाइल एप्लिकेशन भी हैं। वास्तविक समय की सूचनाएं, सहयोग और मीडिया और डॉक्स को यहां तक कि इसके मोबाइल एप्लिकेशन के जरिए अटैच करना भी इसके लिए बहुत अच्छा मामला है।
Trello Boards सबसे अच्छा उपयोग करने के लिए रखो
Trello मूल रूप से Zapier के साथ एकीकृत करता है, इसे अन्य तृतीय-पक्ष एप्लिकेशन से कनेक्ट करने और दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करने के लिए। आप लगभग किसी भी और हर परियोजना का प्रबंधन कर सकते हैं और उपकरण के लचीले सिस्टम का उपयोग करके योजना बना सकते हैं।
नीचे कुछ Trello Boards हैं जिनसे आप प्रेरणा ले सकते हैं।
निष्कर्ष
ट्रेलो निश्चित रूप से सबसे शक्तिशाली परियोजना प्रबंधन ऐप में से एक है जो इंटरनेट अभी सुविधाएँ देता है। इस उपकरण को इसके लचीलेपन का अधिकतम लाभ उठाने के लिए व्यक्तियों और व्यवसाय दोनों के लिए समान बनाया गया है। आप इस टूल का उपयोग करके लगभग किसी भी प्रकार के कार्यों को बना और प्रबंधित कर सकते हैं।
तो, यहाँ हम इस गाइड के अंत में आते हैं, जिसमें दर्शाया गया है कि ट्रेलो कैसे काम करता है और तदनुसार अपनी परियोजना के लिए इसे कैसे ठीक करता है। इस उपकरण के संबंध में आपके विचार और अनुभव क्या हैं? नीचे अपने विचारों और टिप्पणियों को साझा करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।
