क्यों आप एक्सेल में नामित सीमाओं का उपयोग करना चाहिए

• 2019

नामांकित श्रेणियां एक उपयोगी हैं, लेकिन अक्सर कम करके आंका गया है, Microsoft Excel की सुविधा। नामांकित श्रेणियां सूत्र (और डीबग) को समझने में आसान बना सकती हैं, जटिल स्प्रेडशीट के निर्माण को सरल कर सकती हैं और आपके मैक्रोज़ को सरल बना सकती हैं।

एक नामित सीमा केवल एक सीमा (या तो एक एकल कक्ष, या कोशिकाओं की एक श्रेणी) है, जिसके लिए आप एक नाम निर्दिष्ट करते हैं। फिर आप उस नाम का उपयोग मैक्रोज़ में, फॉर्मूले में सामान्य सेल संदर्भों के स्थान पर, और ग्राफ़ या स्रोत सत्यापन के लिए स्रोत को परिभाषित करने के लिए कर सकते हैं।

एक श्रेणी नाम का उपयोग करके, TaxRate की तरह, एक मानक सेल संदर्भ की जगह, जैसे कि Sheet2! $ C $ 11, एक स्प्रेडशीट को समझने और डीबग / ऑडिट करने में आसान बना सकता है।

एक्सेल में नामांकित सीमाओं का उपयोग करना

उदाहरण के लिए, आइए एक साधारण ऑर्डर फॉर्म देखें। हमारी फ़ाइल में शिपिंग विधि का चयन करने के लिए ड्रॉपडाउन के साथ एक भरने योग्य ऑर्डर फॉर्म, और शिपिंग लागत की तालिका के साथ एक दूसरी शीट और कर की दर शामिल है।

संस्करण 1 (बिना नाम के पर्वतमाला) अपने सूत्रों में सामान्य A1-शैली के सेल संदर्भों का उपयोग करता है (नीचे दिए गए सूत्र बार में दिखाया गया है)।

संस्करण 2 नामांकित श्रेणियों का उपयोग करता है, जिससे इसके सूत्र समझने में बहुत आसान हो जाते हैं। नामांकित श्रेणियाँ भी सूत्र दर्ज करना आसान बनाती हैं, क्योंकि एक्सेल नामों की एक सूची प्रदर्शित करेगा, जिसमें फ़ंक्शन नाम भी शामिल हैं, जिनसे आप चुन सकते हैं, जब भी आप किसी सूत्र में नाम लिखना शुरू करते हैं। इसे अपने सूत्र में जोड़ने के लिए पिक सूची में नाम पर डबल-क्लिक करें।

सूत्र टैब से नाम प्रबंधक विंडो खोलना रेंज नामों की एक सूची प्रदर्शित करता है और सेल उनके संदर्भ में होता है।

लेकिन नामित श्रेणियों के अन्य लाभ भी हैं। हमारे उदाहरण फ़ाइलों में, Sheet1 पर सेल B13 में ड्रॉपडाउन (डेटा सत्यापन) का उपयोग करके शिपिंग विधि का चयन किया जाता है। चयनित विधि का उपयोग शीट 2 पर शिपिंग लागत देखने के लिए किया जाता है।

नामित श्रेणियों के बिना, ड्रॉपडाउन विकल्पों को मैन्युअल रूप से दर्ज किया जाना चाहिए क्योंकि डेटा सत्यापन आपको एक अलग शीट पर स्रोत सूची का चयन करने की अनुमति नहीं देगा। इसलिए सभी विकल्पों को दो बार दर्ज किया जाना चाहिए: एक बार ड्रॉपडाउन सूची में, और फिर से शीट 2 पर। इसके अलावा, दो सूचियों का मिलान होना चाहिए।

यदि किसी सूची में प्रविष्टियों में से एक में कोई त्रुटि होती है, तो शिपिंग लागत का फॉर्मूला एक # एन / ए त्रुटि उत्पन्न करेगा जब गलत विकल्प का चयन किया जाता है। Sheet2 पर सूची को नौवहन नाम के रूप में नाम देना दोनों समस्याओं को समाप्त करता है।

उदाहरण के लिए, स्रोत फ़ील्ड में केवल = शिपिंगमैथोड दर्ज करके एक ड्रॉपडाउन सूची के लिए डेटा सत्यापन को परिभाषित करते समय आप एक नामित सीमा को संदर्भित कर सकते हैं। यह आपको उन विकल्पों की सूची का उपयोग करने की अनुमति देता है जो दूसरी शीट पर हैं।

और अगर ड्रॉपडाउन लुकअप (शिपिंग कॉस्ट फॉर्मूले के लिए) में उपयोग की जाने वाली वास्तविक कोशिकाओं को संदर्भित कर रहा है, तो ड्रॉपडाउन विकल्प हमेशा # एन / ए त्रुटियों से बचने के लिए लुकअप सूची से मेल खाएगा।

एक्सेल में एक नामांकित रेंज बनाएँ

एक नामित सीमा बनाने के लिए, केवल उस सेल या श्रेणी का चयन करें जिसे आप नाम देना चाहते हैं, फिर नाम बॉक्स में क्लिक करें (जहां चयनित सेल पता आमतौर पर प्रदर्शित किया जाता है, फॉर्मूला बार के बस छोड़ दिया जाता है), वह नाम लिखें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं।, और Enter दबाएँ।

आप नाम प्रबंधक विंडो में नया बटन पर क्लिक करके एक नामांकित सीमा भी बना सकते हैं। यह एक नया नाम विंडो खोलता है जहां आप नया नाम दर्ज कर सकते हैं।

डिफ़ॉल्ट रूप से, नामांकित की जाने वाली सीमा नया बटन क्लिक करने पर जो भी सीमा चुनी जाती है, उस पर सेट होती है, लेकिन आप नए नाम को सहेजने से पहले या बाद में उस सीमा को संपादित कर सकते हैं।

ध्यान दें कि सीमा के नाम में रिक्त स्थान शामिल नहीं हो सकते हैं, हालांकि वे अंडरस्कोर और अवधि शामिल कर सकते हैं। आम तौर पर, नामों को एक पत्र के साथ शुरू करना चाहिए और फिर केवल अक्षर, संख्या, अवधि या अंडरस्कोर होते हैं।

नाम केस-संवेदी नहीं हैं, लेकिन टैक्सटेट या दिसंबर2018 सेलेस जैसे बड़े अक्षरों की एक स्ट्रिंग का उपयोग करके नामों को पढ़ना और पहचानना आसान हो जाता है। आप एक श्रेणी नाम का उपयोग नहीं कर सकते हैं जो एक मान्य सेल संदर्भ की नकल करता है, जैसे कि डॉग 26।

आप अपने श्रेणी नामों को संपादित कर सकते हैं या नाम प्रबंधक विंडो का उपयोग करके उनके द्वारा बताई गई श्रेणियाँ बदल सकते हैं।

यह भी ध्यान दें कि प्रत्येक नामित सीमा में एक परिभाषित गुंजाइश है। आम तौर पर, कार्यपुस्तिका के लिए गुंजाइश डिफ़ॉल्ट होगी, जिसका अर्थ है कि कार्यपुस्तिका के भीतर कहीं से भी रेंज नाम का संदर्भ दिया जा सकता है। हालांकि, अलग-अलग चादरों पर एक ही नाम के साथ दो या अधिक रेंज होना भी संभव है, लेकिन एक ही कार्यपुस्तिका के भीतर।

उदाहरण के लिए, आपके पास जनवरी, फरवरी, मार्च, आदि के लिए अलग-अलग शीटों के साथ एक बिक्री डेटा फ़ाइल हो सकती है। प्रत्येक शीट में एक सेल (नामांकित श्रेणी) हो सकती है, जिसे मंथलीलेस कहा जाता है, लेकिन आम तौर पर उन नामों में से प्रत्येक का दायरा केवल शीट वाला होगा। यह।

इस प्रकार, सूत्र = ROUND (मंथलीलेस, 0) फरवरी की बिक्री देगा, निकटतम पूरे डॉलर के लिए, यदि फार्मूला फरवरी शीट पर है, लेकिन मार्च शीट पर मार्च बिक्री, आदि।

कार्यपुस्तिकाओं में भ्रम की स्थिति से बचने के लिए, एक ही नाम या अलग-अलग नाम की दर्जनों या सैकड़ों श्रेणियों के साथ अलग-अलग शीट पर अलग-अलग शीट रखने पर, प्रत्येक श्रेणी नाम के हिस्से के रूप में शीट नाम को शामिल करने में मदद मिल सकती है।

यह प्रत्येक श्रेणी के नाम को भी अद्वितीय बनाता है, ताकि सभी नामों में वर्कबुक गुंजाइश हो। उदाहरण के लिए, January_MonthlySales, February_MonthlySales, Budget_Date, Order_Date, आदि।

नामित सीमाओं के दायरे के बारे में दो सावधानी: (1) आप इसे बनाए जाने के बाद एक नामित सीमा के दायरे को संपादित नहीं कर सकते हैं, और (2) आप केवल एक नई नामित सीमा के दायरे को निर्दिष्ट कर सकते हैं यदि आप इसे नए बटन का उपयोग करके बनाते हैं नाम प्रबंधक विंडो।

यदि आप नाम बॉक्स में टाइप करके एक नई श्रेणी का नाम बनाते हैं, तो स्कोप या तो कार्यपुस्तिका (यदि समान नाम वाली कोई अन्य सीमा मौजूद नहीं है) या उस शीट पर जहां नाम बनाया जा रहा है, डिफ़ॉल्ट हो जाएगा। इसलिए, एक नई नामित सीमा बनाने के लिए जिसका दायरा एक विशेष शीट तक सीमित है, नाम प्रबंधक "नया" बटन का उपयोग करें।

अंत में, मैक्रोज़ लिखने वालों के लिए, श्रेणी नामों को आसानी से वीबीए कोड में संदर्भित किया जा सकता है, केवल सीमा नाम को कोष्ठक के भीतर रखकर। उदाहरण के लिए, ThisWorkbook.Sheets (1) .Cells (2, 3) के बजाय आप बस [SalesTotal] का उपयोग कर सकते हैं यदि यह नाम उस सेल को संदर्भित करता है।

अपने एक्सेल वर्कशीट में नामित श्रेणियों का उपयोग करना शुरू करें और आप जल्दी से लाभ की सराहना करेंगे! का आनंद लें!